Menerapkan Teknologi Informasi Komunikasi Secara Efektif (3)

Menerapkan Teknologi Informasi Komunikasi Secara Efektif (3)

suarasurabaya.net|
Web korporat.
Bukan Sekadar Brosur Elektronik

Membahas situs web memang tidak akan ada habisnya. Berbagai perkembangan teknologi web dari informasi statis, dinamis hingga kini menjadi interaktif memang makin memberi banyak manfaat bagi perusahaan yang tampil di Internet. Sayangnya, berbagai kemampuan web belum dimanfaatkan secara maksimal oleh banyak perusahaan sekalipun perusahaan itu telah memiliki situs web sendiri.

Sebuah perusahaan konglomerat di Indonesia dalam sebuah situs web pernah memuat sebuah pengumuman kegiatan dengan keterangan yang sangat minim dan membingungkan. Di bawah pengumuman itu disebutkan bahwa "untuk keterangan lebih lanjut silakan menghubungi nomor telpon dan fax dan seterusnya". Kenapa orang harus telepon dan fax lagi untuk bertanya ? Bukankah informasi umum dapat langsung disampaikan melalui situs web ? Itulah sepenggal pergunjingan sesama pengakses situs tersebut dalam sebuah forum diskusi online.

Masih banyak terjadi pula bahwa dalam publikasi cetak atau online sekalipun telah tercantum alamat situs web sebuah perusahaan. Tetapi saat diakses, situs tersebut masih dalam keadaan "under construction" atau bahkan tidak ada sedikitpun informasi.

One Stop Information Center

Situs Web di Internet bukanlah sekadar brosur elektronik, tetapi perlu diposisikan sebagai One Stop Information Center bagi pelanggan, mitra kerja dan publik. Situs web adalah ibarat kantor yang 24 jam selalu siap melayani dengan informasi. Artinya lalu lintas informasi masuk dan keluar dapat dilakukan kapan, oleh dan dari mana saja.

Dari kemampuan standar seperti email misalnya, entah karena alasan privacy atau keamanan, masih banyak situs web perusahaan yang hanya mencantumkan alamat email dari webmaster atau bagian pemasarannya saja. Padahal jika diposisikan sebagai gerbang informasi perusahaan secara utuh, hal tersebut akan membuat publik kerepotan untuk menghubungi pihak yang berkompeten. Munculnya weblog atau lebih dikenal dengan blog sebagai perkembangan dari teknik guest book (buku tamu) sangat membantu perusahaan membangun web secara interaktif. Interaksi dengan komunitas dapat dibangun dengan mudah dan cepat. Karena saat ini masyarakat telah mulai banyak berharap dapat melakukan komunikasi lewat Internet.

Internet memiliki segudang fasilitas interaktif yang dapat diintegrasikan dengan keberadaan situs web, yaitu melalui email, chat, newsgroup dan mailing list, hingga informasi secara multimedia (audio dan video). Di sisi teknis, perpaduan web dengan teknologi WAP (Wireless Application Protocol) memungkinkan interaksi web untuk diakses dengan telepon selular. WAP kurang begitu populer karena sosialisasi teknologi ini oleh para operator selular memang sangat minim dilakukan. Selain itu prosedur aktivasi fasilitas ini oleh operator masih dirasakan terlalu rumit bagi pelanggan awam.

Pemasaran, Hubungan Masyarakat hingga Hubungan ke Pelanggan.

Ada dua sisi yaitu konten (isi) dan teknis dalam membangun situs web. Konten dan konstruksi arus informasi adalah tanggung jawab manajemen departemen yang punya relevansi dan kompetensi. Sedangkan disain dan programming dari kebutuhan konstruksi konten itulah barulah menjadi porsi dari orang disain grafis dan teknis IT. Jika masalah disain dan teknis web diserahkan pada pihak luar (outsourcing), tetap saja soal konten dan efektivitas web menjadi tanggung jawab manajemen perusahaan. Apalagi menyangkut masalah aktualitas konten yang harus selalu terjaga, perlu diingat pula bahwa sebenarnya mekansime konten web korporat memerlukan mekanisme redaksi.

Dengan landasan cakupan geografis pasar yang akan dibidik entah dari lokal, regional sampai internasional, titik tolak membangun situs web untuk keperluan pemasaran adalah memperluas jangkauan pasar yang apabila dibandingkan dengan media cetak atau elektronik lain akan menjadi sangat mahal.

Agar efektif, keberadaan situs web korporat juga perlu dipublikasikan secara luas baik melalui pencatatan mesin pencari (search engine) Internet itu sendiri maupun pada media lain. Kerjasama reciprocal content dengan atau tanpa teknik RSS (Really Simple Syndication) antarsitus pemasok, pelanggan dan seluruh mitra bisnis akan memperluas jaring pengakses. Arti dari web itu sendiri adalah jaringan. Sehingga jika tidak dibuat jaringan yang seluas-luasnya maka keberadaannya akan tergerus arus informasi yang demikian padatnya di Internet. Memasuki kancah informasi di Internet adalah "peperangan" informasi untuk memenangkan persepsi. Bahkan banyak perusahaan multinasional yang beroperasi secara global, menempatkan para ahlinya untuk nongkrong dan menggiring opini publik melalui mailing list.

Baik untuk pemasaran, humas ataupun hubungan ke pelanggan informasi situs web sekaligus dapat bermanfaat untuk ketiga kepentingan tadi. Dengan sistem keamanan yang dibangun secara cermat situs web dapat dihubungkan langsung ke jaringan Intranet korporat. sehingga situs web adalah simpul antarmuka (interface) bagi seluruh keperluan informasi korporat.

Ada area publik untuk kepentingan pemasaran dan hubungan masyarakat. Ada pula area privat untuk internal korporat serta area privat untuk hubungan ke pemasok. Lebih spesifik ke pemasok, kesatuan virtual dengan jaringan pemasok ini akan membentuk apa yang disebut sebagai Extranet. Aplikasi terpenting yang berjalan dalam sistem extranet adalah untuk menjamin tersedianya pasokan dari pemasok dalam sistem Supply Chain Management.

Mendorong suksesnya sebuah web.

Secara internal korporat ada cara yang mendorong suksesnya efektivitas sebuah situs web, yaitu dengan menempatkan dan mengintegrasikan secara aman seluruh informasi korporat dengan menggunakan antarmuka web. Saat sekarang sudah mulai banyak perusahaan yang memberi insentif dan penghargaan khusus kepada karyawan atau departemen yang telah efektif menerapkan teknologi informasi komunikasi. Perusahaan jelas tidak rugi mengeluarkan insentif seperti itu karena ada dampak meningkatnya efisiensi dan efektivitas kerja.

Khusus soal web untuk pemasaran, bagi para penjual yang berhasil mendapatkan pesanan secara online dan mengalihkan pesanan pembelian itu secara online layak memperoleh penghargaan. Karena bukan saja berakibat pada efisiensi internal, tetapi proses mengedukasi pasar yang berhasil ia lakukan tentu sangat bernilai. Inilah knowledge economy dalam era digital !

LENDY WIDAYANA, Managing Partner IDD Research & Documentary