Jumat, 31 Agustus 2007

Ujian Mata Kuliah Komunikasi Bisnis - Tugas Individu

Nama: Yudhinia Venkanteswari

NPM: L2K060091

Ujian Mata Kuliah Komunikasi Bisnis - Tugas Individu

Topik pilihan: Peran teknologi informasi dan komunikasi dalam praktek komunikasi bisnis

Judul: Presentasi Multimedia – Sebuah Implementasi ICT

Pendahuluan

Dalam lingkup komunikasi bisnis, tidak dapat dipungkiri bahwa cara penyampaian pesan dari sender ke receiver sangat mempengaruhi penyerapan informasi. Salah satu cara yang umum digunakan untuk menyampaikan pesan bisnis adalah presentasi. Untuk membuat presentasi lebih menarik, kita dapat memanfaatkan audio dan video (multimedia). Paper ini akan memaparkan presentasi multimedia sebagai sebuah implementasi ICT (Information & Communication Technology).

Pembahasan

Komunikasi Bisnis

Ada beberapa definisi komunikasi bisnis yang dapat ditemukan di internet, antara lain: komunikasi bisnis adalah segala bentuk komunikasi yang digunakan untuk membentuk kerjasama, sumber daya intelektual, untuk menampilkan sebuah ide, produk, jasa, atau organisasi – dengan tujuan memberi nilai tambah untuk bisnis anda ⁽¹⁾. Sementara wikipedia mendeskripsikan komunikasi bisnis sebagai komunikasi yang digunakan untuk mempromosikan suatu produk, jasa, atau organisasi; me-relay informasi dalam bisnis; atau berhubungan dengan legal atau hal yang serupa ⁽²⁾. Pesan komunikasi bisnis disampaikan melalui berbagai channel komunikasi, seperti internet, print / publikasi, radio, televisi, ambient, outdoor, serta word of mouth. Komunikasi yang efektif akan memperlancar proses bisnis ⁽²⁶⁾.

Ada artikel menarik mengenai komunikasi yang efektif di media online Sinar Harapan, yang menyebutkan 5 Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) sebagai berikut: respect, empathy, audible, clarity, & humble (disingkat REACH) ⁽⁹⁾. Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai (respect) setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Empati (empathy) adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu (clarity) sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati (humble). Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki.

Teknologi Informasi

Teknologi informasi, sering disingkat dengan IT, didefinisikan oleh Information Technology Association of America (ITAA) sebagai "pembelajaran, desain, pengembangan, implementasi, pendukung atau manajemen dari sistem informasi berbasis komputer, terutama aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer." Singkatnya, IT berhubungan dengan penggunaan komputer elektronik dan perangkat lunak komputer untuk mengubah, menyimpan, mengolah, melindungi, mengirim, dan memanggil kembali informasi secara aman ⁽³⁾. Komputer tidak lagi hanya sebagai alat pengolah data teks dan gambar, tetapi telah menjadi simpul berbagai fungsi alat telekomunikasi, pemutar film-video, suara, televisi, radio, dan berbagai alat pengendali/kontrol ⁽⁴⁾. Akhir-akhir ini, term IT diperluas mencakup area komunikasi elektronik sehingga orang sering menyebut ICT sebagai singkatan dari Information & Communication Technology.

Ada tipikal banyak pengusaha yang mengetahui bahwa teknologi informasi dan komunikasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas biaya. Pernyataan itu lantas diikuti dengan pertanyaan dari dirinya sendiri "lalu bagaimana ?" Jawaban lugas pertanyaan itu adalah bahwa pemanfaatan teknologi informasi komunikasi memerlukan keahlian berpikir dan berkreasi yang tingkatannya sama dengan kecerdikan sang pemimpin memanfaatkan modal uangnya. Ya, memang jaman menuntut seperti itu. Apalagi sebagai medium komunikasi informasi saat ini Internet menjadi kekuatan maha dahsyat untuk mengintegrasikan bisnis ⁽⁵⁾.

Pada artikelnya di suarasurabaya.net ⁽⁶⁾, Lendy Windiyana mengatakan bahwa dalam suatu proses bisnis yang dapat dilakukan dengan teknologi informasi komunikasi antara lain adalah:

· Otomatisasi. Dapat mengoptimalkan jumlah sumber daya manusia dalam sebuah proses pekerjaan yang rutin dan berulang-ulang. Aplikasinya sering kita jumpai pada lingkup perusahaan industri manufakturing.

· Informasi dan analisis. Memudahkan proses analisa pengambilan keputusan, karena pengolahan data komputer akan menghasilkan informasi yang menyajikan berbagai opsi pengambilan keputusan. Dengan program spreadsheet, hasil pengolahan dari database perusahaan secara mudah dapat dianalisis dan dibuat simulasinya.

· Penelusuran (tracking). Mempermudah pemantauan status sebuah obyek berikut prosesnya.

· Menghilangkan kendala geografis. Melalui jaringan komputer yang menghubungkan baik internal maupun eksternal perusahaan, koordinasi-komunikasi dan integrasi perusahaan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih efisien.

· Disintermediasi. Komputerisasi dan jaringan komputer mampu menghilangkan mata rantai suatu proses yang secara logis tidak diperlukan lagi.

· Sekuensial dan paralel. Urutan sebuah proses bisnis dapat diubah secara lebih fleksibel. Begitu pula proses kerja yang sebelumnya berurutan dapat dibuat menjadi paralel.

· Aset intelektual. Teknologi memudahkan proses perekaman dan distribusi aset intelektual sumber daya manusia organisasi. Memasuki era knowledge worker saat ini, teknologi sangat membantu meningkatkan nilai dari knowledge capital organisasi. Aplikasi dibidang ini masih sangat jarang diterapkan di Indonesia. Sebagian besar perusahaan di Indonesia masih mengandalkan sumber daya fisik/material dan belum sampai ke tingkat knowledge industry.

Jika perusahaan telah melakukan komputerisasi pada satu atau berbagai proses, evaluasi secara periodik tetap diperlukan. Evaluasi kualitatif dan kuantitatif dilakukan dengan terus meng-update informasi tentang berbagai teknologi dan metode baru dalam sistem informasi ⁽⁷⁾.

Salah satu contoh update informasi tentang ICT adalah aliansi strategis yang dilakukan Microsoft dan Nortel dalam bisnis unified communication untuk menghasilkan produk baru. Media online kompas menyebutkan bahwa sejak kesepakatan kerjasama, sebanyak 100 tenaga riset dan pengembangan Nortel telah dikirim ke kantor pusat Microsoft di Redmond untuk menyamakan visi pengembangan teknologi komunikasi berbasis protokol internet (IP) yang ditawarkan kedua perusahaan ⁽⁸⁾.

ICT di Indonesia dan negara-negara lain

Seperti negara-negara lain yang berlomba-lomba mengikuti perkembangan ICT, Indonesia juga tak mau ketinnggalan. Meskipun demikian, Wicaksono Hidayat menulis di detikinet bahwa saat ini Peringkat Indonesia dalam hal kesiapan digital merosot ⁽¹⁴⁾, sementara di sisi lain, posisi negara tetangga seperti Singapura atau bahkan Vietnam justru meningkat. Daftar E-Readiness yang disusun The Economist untuk tahun 2007 menunjukkan beberapa perubahan. Namun untuk Indonesia perubahan itu boleh dibilang kurang baik. Dilihat dari nilai, skor Indonesia dibandingkan tahun 2006 bertahan pada angka 3,39. Tapi, dari sisi peringkat, Indonesia merosot lima peringkat ke posisi 67 dibanding posisi 62 di tahun sebelumnya. Posisi terunggul masih ditempati oleh Denmark, disusul oleh Amerika Serikat dan Swedia yang seri di posisi kedua. Meski masih didominasi negara Eropa, posisi 10 besar tahun 2007 kini diisi juga oleh dua negara Asia. Singapura, negara yang berbatasan dengan Indonesia, melesat ke posisi 6 di banding posisi 13 tahun lalu. Sedangkan Hong Kong kini melesat ke posisi 4 dari posisi 10. Negeri jiran Malaysia juga mengalami peningkatan posisi dari 37 ke 36. Hal yang sama dialami Vietnam (66 ke 65) dan Filipina (56 ke 54). Hal itu terlihat dalam laporan E-Readiness The Economist, yang dikutip detikINET, Jumat (24/8/2007). Peringkat E-Readiness ini merupakan patokan bagaimana kesiapan sebuah negara dalam memanfaatkan potensi teknologi informasi. Beberapa faktor yang dilihat mencakup kondisi lingkungan e-business di sebuah negara, bagaimana pasar bisa meraih peluang di internet, konsumsi jasa serta perangkat teknologi informasi oleh individu dan bisnis, dan juga kebijakan pemerintah dan kesiapan hukum.

Berikut daftar 10 besar peringkat E-Readiness serta posisi beberapa negara Asia Tenggara di daftar itu:

1. Denmark

2. Amerika Serikat dan Swedia

4. Hong Kong

5. Swiss

6. Singapura

7. Inggris (United Kingdom)

8. Belanda

9. Australia

10. Finlandia

36. Malaysia

49. Thailand

54. Filipina

65. Vietnam

67. Indonesia

Meskipun “hanya” merosot lima posisi dari tahun sebelumnya, dari list diatas kita dapat melihat keterpurukan Indonesia dibandingkan negara-negara lain di bidang ICT.

Salah satu kelemahan Indonesia adalah dari sisi kecepatan koneksi internet. Seandainya kita bisa mencontoh upaya penerapan koneksi internet di University of Aberdeen, Skotlandia, yang berencana membangun jaringan internet ber-bandwith tinggi via selokan ⁽¹⁵⁾. Seperti dikutip detikINET dari ITNews, Rabu (22/8/2007), universitas ini menyewa perusahaan H20 Networks untuk menyediakan jalur internet kapasitas besar melalui selokannya untuk jangka waktu sepuluh tahun mendatang.

Tidak semua bidang ICT di Indonesia melemah, tetapi ada juga teknologi yang baru booming dan mendapat sambutan positif dari pasar. Contohnya adalah teknologi telepon seluler 3G yang populer di Indonesia sejak tahun lalu. Achmad Rouzi Noor di detikinews menulis mengenai pesatnya pertumbuhan pelanggan telepon seluler 3G secara global, yang diyakini turut mendongkrak tumbuhnya pendapatan dari layanan komunikasi teleponi video ⁽¹⁶⁾. Dalam penelitiannya, ABI Research mengklaim telah menelaah delapan wilayah regional berbeda di seluruh dunia untuk mempelajari karakter pasar teleponi video di tiap wilayah. Pun, dari hasil laporannya disebutkan, Amerika Utara, Eropa Barat, dan Asia Pasifik bakal menjadi pemasok pendapatan terbesar atau 90% untuk layanan tersebut.

Perkembangan ICT juga tidak selamanya memberikan dampak sesuai yang diharapkan. Wicaksono Hidayat di detikinews menulis mengenai pekerja yang lebih suka berkomunikasi lewat e-mail daripada lewat telepon ⁽¹⁷⁾. Di sisi lain, penggunaan instant messaging dikhawatirkan justru menurunkan produktivitas. Hal itu terungkap dalam survey yang digelar Datamonitor/Dimension Data. Sebanyak 100 persen pengguna yang disurvey mengatakan berkomunikasi dalam pekerjaan dengan menggunakan e-mail. Sedangkan telepon menempati posisi kedua (80 persen) disusul oleh ponsel (76%) dan pesan instan/instant messaging. Seperti dikutip detikINET, dari NetworkWorld, Selasa (21/8/2007), tiga teknologi komunikasi paling populer itu diyakini meningkatkan produktivitas pekerja. Lebih dari 70 persen responden mengatakan e-mail mempengaruhi produktivitas secara positif, disusul oleh telepon (53%) dan ponsel (52%).Namun teknologi seperti pesan instan, blog, dan telepon lewat software (softphones) justru dianggap menjadi biang keladi gangguan pekerjaan sehari-hari. Jika tidak diatur dengan baik, sebut studi itu, teknologi ini justru bisa member dampak negatif. Survey dilakukan terhadap 390 manajer TI dan 524 pengguna di perusahaan besar yang tersebar di 13 negara. Termasuk di Amerika Serikat, beberapa negara Asia Pasifik, Eropa, Timur Tengah, dan Afrika.

Yang kurang disadari pengguna ICT di Indonesia adalah bahwa dunia online adalah jaringan kepercayaan (network of trust). Seperti ditulis Lendy Widayana di suarasurabaya.net, hanya individu dan perusahaan yang punya integritas tinggi yang dapat survive dalam persaingan online ⁽¹⁸⁾. Kasus hilangnya kepercayaan ini menimpa sebuah perusahaan software di Indonesia yang terpaksa menghentikan penerimaan order dari luar negeri karena kualitas etos kerja SDM yang tidak dapat memenuhi komitmen bekerja secara online. Lagi-lagi masalah TI di Indonesia bukanlah masalah penguasaan teknis, tapi sikap mental memperlakukan kemudahan teknologi itu sendiri.

Multimedia

Konten Internet diawali dengan informasi berbasis teks. Lalu informasi berbasis teks tidak lengkap jika tanpa gambar. Teks dan gambar akhirnya dilengkapi dengan suara. Ketiganya kini kurang lengkap tanpa gambar bergerak atau video ⁽¹⁰⁾. Perkembangan internet dari basis teks ke multimedia didukung dengan bahasa pemrograman seperti JavaScript dan program seperti Macromedia Flash, sehingga memungkinkan adanya web video dan audio, slide presentasi, dan elemen interaktif lainnya. Untuk komunikasi bisnis, pengaruh teknologi produksi video dan pengembangan distribusi elektronik telah mengurangi biaya dan memperluas jenis promosi, training, serta informasi. Saat ini materi lebih mudah dikemas ulang atau dikerjakan ulang untuk berbagai kebutuhan dan audiens yang berbeda ⁽³⁰⁾. Derek Gehl dalam artikelnya Internet Marketing ⁽¹¹⁾ mengatakan bahwa ada test yang membuktikan bahwa penggunaan audio dan video sebagai bagian dari proses penjualan dapat memberikan dampak dramatis apabila dilakukan dengan tepat. Gunakanlah audio dan video clip pendek untuk personalisasi situs, dan pastikan pengunjung situs mengetahui kredibilitas bisnis. Contoh situs yang memanfaatkan video sebagai media penyampai pesan adalah video bisnis ⁽²³⁾ di detik.com.

Meskipun penggunaan multimedia dapat memperkaya informasi, perlu diperhatikan supaya penggunaannya tidak berlebihan. Stephen R. Covey dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People ⁽¹²⁾ menyebutkan tujuh kebiasaan: Private Victory, Be proactive, Begin with the End in Mind, Put First Things First, Public Victory, Think Win / Win, Seek First to Understand - Then to Be Understood, Synergize, Renewal, Sharpen the Saw. Dalam hal ini, penempatan multimedia harus dilakukan sesuai prioritas (first things first). Misalnya: apakah perlu suara inti ataukah hanya backsound, apakah perlu video company profile detail ataukah hanya sekilas. Perlu diingat bahwa orang memiliki preferensi cara berpikir dan mengkomunikasikan pengalamannya – beberapa mengekspresikan diri dengan gambar, yang lain berbicara mengenai hal-hal yang terdengar oleh mereka, sementara yang lain mengatakan hal yang mereka rasakan. Apabila kita ingin berkomunikasi dengan mereka, maka kita harus memahami indera apa yang mereka gunakan ⁽¹³⁾.

Presentasi dan Teknologi Pendukungnya

Perlahan-lahan tanpa kita rasakan, teknologi presentasi telah merubah budaya komunikasi kita. Hampir di setiap literatur komunikasi bisnis, ada satu bagian khusus yang membahas tentang presentasi. Contohnya adalah di buku Komunikasi Bisnis dari penerbit Andi ⁽²⁰⁾, presentasi ada di satu bab terakhir yaitu bab 16. Selain itu pada buku Komunikasi Bisnis yang Efektif terbitan Damar Mulia Pustaka ⁽²¹⁾, presentasi bisnis ada di bab 3. Di internetpun tersedia berbagai materi pendukung presentasi seperti yang ada di businesscommunicationresources.com ⁽²²⁾.

AlexAnndra Ontra di ezinearticle.com ⁽¹⁹⁾ menulis bahwa dari ruang corporate board sampai ke komunikasi eksternal dengan customer, presentasi telah mempengaruhi setiap aspek komunitas bisnis. Ada dua kunci utama yang menyebabkan perubahan ini. Kunci pertama dan juga yang paling utama adalah keterbukaan akses terhadap media digital. Tiba-tiba saja kita hidup di dunia demokrasi digital, dimana setiap orang memiliki akses untuk mengkonsumsi sejumlah besar media digital. Kunci kedua adalah teknologi presentasi interaktif. Presentasi interaktif mendukung diskusi yang aktif, sebagaimana kebalikan dengan pendekatan pasif dimana seorang presenter berbicara dengan audiens yang mendengarkan hanya dengan kapasitas 50%.

Presentasi yang kita bicarakan disini bukan hanya penjelasan materi dengan tatap muka langsung, tetapi juga melalui website. Metode distribusi sangat tergantung dari audiens, serta tujuan dari komunikasi itu sendiri ⁽³⁰⁾. Misalnya sebuah presentasi company profile yang ditujukan untuk menarik calon customer dapat didistribusikan secara fisik dalam bentuk DVD / VCD, atau dapat juga didistribusikan secara elektronik dengan dikirimkan via PC network, website, blog atau e-mail.

Dalam tulisannya di web.bisnis.com ⁽²⁴⁾, Handito Hadi Joewono mengatakan bahwa setelah calon konsumen 'membukakan pintu' komunikasi dan mempersilahkan penjual untuk menjelaskan maksud kedatangannya, tanpa buang waktu terlalu lama semestinya penjual harus segera menyambar peluang bisnis dan melakukan presentasi. Presentasi penjualan bisa dilakukan dengan beragam cara dan gaya. Bisa dengan gaya bertutur, berargumen, memberi solusi atau bertanya. Masing-masing gaya presentasi penjualan tersebut disesuaikan dengan karakteristik komunikasi calon konsumen, permasalahan yang sedang dihadapi konsumen, situasi lingkungan lokasi penjualan dan gaya penjual bersangkutan.

Apabila belum terbiasa menyampaikan presentasi, terutama dalam Bahasa Inggris, ada baiknya untuk mengikuti kegiatan toastmasters ⁽²⁵⁾. Di toastmaster, kita dilatih untuk menjadi speaker dan leader yang kita inginkan. Toastmasters juga menawarkan cara yang terbukti dapat memperbaiki keahlian berkomunikasi. Dengan berpartisipasi dalam group toastmasters yang menyenangkan dan supportif, diharapkan akan membentuk speaker dan leader yang lebih baik serta memperoleh kepercayaan diri untuk sukses dalam segala bidang yang dipilih. Tujuannya adalah agar pesertanya dapat memberikan presentasi yang luar biasa, dapat memimpin tim dan membuat meeting, memberikan dan menerima evaluasi yang konstruktif, serta menjadi pendengar yang lebih baik.

Kesimpulan dan Saran

Sesuai dengan tujuan komunikasi bisnis untuk memberi nilai tambah dalam bisnis, berbagai bentuk komunikasi digunakan untuk membentuk kerjasama, sumber daya intelektual, dalam menampilkan sebuah ide, produk, jasa, atau organisasi. Kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi yang efektif akan memberi dampak positif terhadap proses bisnis.

Teknologi Informasi yang pada awalnya hanya berhubungan dengan penggunaan komputer elektronik dan perangkat lunak komputer untuk mengubah, menyimpan, mengolah, melindungi, mengirim, dan memanggil kembali informasi secara aman telah diperluas cakupannya meliputi area komunikasi elektronik sehingga dikenal sebagai ICT (Information & Communication Technology). Di dunia ICT, peringkat Indonesia dalam hal kesiapan digital merosot. Hal ini perlu mendapat perhatian khusus dari semua pihak, karena apabila kita tidak dapat mengikuti perkembangan ICT maka Indonesia akan semakin tertinggal dibandingkan negara-negara lain.

Perkembangan informasi berbasis teks yang dilengkapi dengan multimedia (suara dan video) didukung dengan bahasa pemrograman seperti JavaScript dan program seperti Macromedia Flash, sehingga memungkinkan adanya web video dan audio, slide presentasi, dan elemen interaktif lainnya. Dalam kaitannya dengan komunikasi bisnis, teknologi produksi video dan pengembangan distribusi elektronik telah mengurangi biaya dan memperluas jenis promosi, training, serta informasi, sehingga materi lebih mudah dikemas ulang atau dikerjakan ulang untuk berbagai kebutuhan dan audiens yang berbeda. Yang perlu diperhatikan dalam penggunaan multimedia pada pesan yang akan kita sampaikan adalah kebutuhan dari penerima pesan itu sendiri. Contohnya, katalog produk dalam website yang menggunakan elemen Macromedia Flash memang menarik, tetapi perlu dipertimbangkan juga koneksi internet dari calon customer yang mengakses website kita sendiri. Apabila mayoritas customer kita adalah perusahaan menengah keatas yang memiliki komputer dengan spesifikasi yang baik serta kecepatan akses internet tinggi, hal tersebut tidak akan menjadi masalah. Namun jika target pasar kita adalah UKM (usaha kecil dan menengah), maka dikhawatirkan mereka tidak dapat melihat animasi dalam website kita.

Presentasi telah mempengaruhi setiap aspek komunitas bisnis baik internal maupun eksternal. Cara penyampaian pesan dalam suatu presentasi perlu diperhatikan agar pesan yang dikirimkan oleh sender dapat diterima dengan baik oleh receiver, dalam hal ini audiens presentasi. Perkembangan ICT mendukung perkembagan teknologi presentasi. Mungkin kita masih ingat cara orang presentasi sebelum umumnya penggunaan komputer, saat itu presentasi menggunakan transparansi yang ditulis tangan atau diketik. Apabila dibandingkan presentasi yang berbasis teks dan yang diperkaya dengan multimedia, maka penyerapan informasinya akan berbeda. Saat dihadapkan dengan presentasi berbasis teks, orang akan cenderung bosan dan tidak memperhatikan materi yang disampaikan. Dengan demikian, persentase penyerapan pesan oleh receiver akan berkurang. Berbeda hasilnya apabila presentasi tersebut diperkaya dengan multimedia, dimana audiens akan tertarik untuk melihat dan mendengarkan presentasi tersebut.

Penambahan multimedia dalam presentasi membutuhkan pertimbangan yang matang. Selain memikirkan target audiensnya, perlu juga dipertimbangkan media presentasi serta distribusi / lokasi presentasi tersebut. Sebagai contoh, apabila sebuah company profile akan dipresentasikan langsung di pabrik kita pada customer yang datang, tentunya presentasi tersebut tidak perlu memuat video proses produksi yang panjang karena setelah presentasi tersebut kita akan membawa customer berkeliling untuk melihat kondisi aktual di lapangan. Dalam hal ini, presentasi cukup menampilkan potongan-potongan foto / video proses yang akan dilihat untuk memberi gambaran awal pada customer. Lain halnya untuk company profile yang kita pasang di website. Kita dapat melengkapinya dengan video singkat yang menampilkan lokasi kantor versi bird’s eye (dilihat dari udara), kemudian proses produksi, serta katalog produk yang kita sediakan. Selain itu, website kita dapat juga dilengkapi dengan fasilitas online booking ataupun e-payment, sehingga apabila calon customer tertarik dengan produk yang kita tawarkan, mereka dapat langsung memesan atau membelinya. Peluang bisnis harus dimanfaatkan dengan baik, serta didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi.

Paper ini telah menjelaskan bagaimana presentasi multimedia merupakan salah satu implementasi ICT (Information & Communication Technology). Sebagai saran untuk memperkaya presentasi power point, dapat dicoba tips-tips dari ellenfilkenstein ⁽²⁷⁾ dan rule 10-20-30 ⁽²⁸⁾. Perlu diketahui, dalam menyajikan presentasi, penjadwalan / pembagian waktu yg ideal adalah: pembukaan antara 10 sampai 20 %, isi antara 65 sampai 75 %, serta penutupan antara 10 sampai 20 %. Selain itu, gunakanlah power point untuk memperkaya presentasi anda, bukan mengurangi nilainya. Selain materi presentasi, perlu diperhatikan cara penyampaiannya. Kontak mata adalah salah satu cara non-verbal yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain ⁽²⁹⁾, termasuk saat presentasi. Tentu saja hal ini hanya berlaku apabila kita melakukan presentasi dengan tatap muka langsung. Dalam kesempatan direct presentation, kita dapat memanfaatkan jeda dengan meminta feedback dari audiens: apakah mereka mengerti apa yang kita jelaskan, apakah mereka tertarik, apakah mereka merasa keberatan, apakah mereka berada pada jalur yang sama, dan sebagainya. Feedback dari audiens sangat berguna apabila presentasi kita menjual sesuatu produk, jasa, atau ide. Selain itu, dalam presentasi langsung, kita perlu menghormati sudut pandang audiens. Dalam posisi tersebut, audiens akan lebih cenderung menyetujui apa yang kita presentasikan.

Penggunaan multimedia tidak harus selalu mahal apabila kita dapat memanfaatkan internet. Contohnya, apabila membutuhkan foto – foto menarik untuk memperkaya presentasi kita, dapat browsing ke www.flickr.com dimana terdapat sejumlah besar foto yang dapat dicari dengan kata kunci yang kita butuhkan, selajutnya dapat dipilih dan didownload. Untuk hosting presentasi mengenai perusahaan kita, dapat menggunakan free hosting seperti www.geocities.com atau jika lebih suka dengan model blog, dapat digunakan fasilitas www.blogger.com atau www.wordpress.com. Beda blog dengan website adalah dari sisi chronological posting, dimana blog menampilkan artikel yang kita posting secara berurutan sesuai waktu postingnya.

Bibliography

The 10/20/30 Rule of PowerPoint

I suffer from something called Ménière’s disease—don’t worry, you cannot get it from reading my blog. The symptoms of Ménière’s include hearing loss, tinnitus (a constant ringing sound), and vertigo. There are many medical theories about its cause: too much salt, caffeine, or alcohol in one’s diet, too much stress, and allergies. Thus, I’ve worked to limit control all these factors.

However, I have another theory. As a venture capitalist, I have to listen to hundreds of entrepreneurs pitch their companies. Most of these pitches are crap: sixty slides about a “patent pending,” “first mover advantage,” “all we have to do is get 1% of the people in China to buy our product” startup. These pitches are so lousy that I’m losing my hearing, there’s a constant ringing in my ear, and every once in while the world starts spinning.

Before there is an epidemic of Ménière’s in the venture capital community, I am trying to evangelize the 10/20/30 Rule of PowerPoint. It’s quite simple: a PowerPoint presentation should have ten slides, last no more than twenty minutes, and contain no font smaller than thirty points. While I’m in the venture capital business, this rule is applicable for any presentation to reach agreement: for example, raising capital, making a sale, forming a partnership, etc.

Ten is the optimal number of slides in a PowerPoint presentation because a normal human being cannot comprehend more than ten concepts in a meeting—and venture capitalists are very normal. (The only difference between you and venture capitalist is that he is getting paid to gamble with someone else’s money). If you must use more than ten slides to explain your business, you probably don’t have a business. The ten topics that a venture capitalist cares about are:

Problem
Your solution
Business model
Underlying magic/technology
Marketing and sales
Competition
Team
Projections and milestones
Status and timeline
Summary and call to action

You should give your ten slides in twenty minutes. Sure, you have an hour time slot, but you’re using a Windows laptop, so it will take forty minutes to make it work with the projector. Even if setup goes perfectly, people will arrive late and have to leave early. In a perfect world, you give your pitch in twenty minutes, and you have forty minutes left for discussion.

The majority of the presentations that I see have text in a ten point font. As much text as possible is jammed into the slide, and then the presenter reads it. However, as soon as the audience figures out that you’re reading the text, it reads ahead of you because it can read faster than you can speak. The result is that you and the audience are out of synch.

The reason people use a small font is twofold: first, that they don’t know their material well enough; second, they think that more text is more convincing. Total bozosity. Force yourself to use no font smaller than thirty points. I guarantee it will make your presentations better because it requires you to find the most salient points and to know how to explain them well. If “thirty points,” is too dogmatic, the I offer you an algorithm: find out the age of the oldest person in your audience and divide it by two. That’s your optimal font size.

So please observe the 10/20/30 Rule of PowerPoint. If nothing else, the next time someone in your audience complains of hearing loss, ringing, or vertigo, you’ll know what caused the problem. One last thing: to learn more about the zen of great presentations, check out a site called Presentation Zen by my buddy Garr Reynolds.

Written at Atherton, California

Use Powerpoint to enhance your presentation, not cripple it

The Intuitive Life Business Blog

Dave Taylor has been involved with the Internet since 1980 and is widely recognized as an expert on both technical and business issues. He has been published over a thousand times, launched four Internet-related startup companies, has written twenty business and technical books and holds both an MBA and MS Ed. Dave maintains three weblogs, The Intuitive Life Business Blog, focused on business and industry analysis, the eponymous Ask Dave Taylor devoted to tech and business Q&A and The Attachment Parenting Blog, discussing topics of interest to parents. Dave is an award-winning speaker, sought after conference and workshop participant and frequent guest on radio and podcast programs.

Use Powerpoint to enhance your presentation, not cripple it

I'm not the first person to point out that Microsoft's mainstay meeting and presentation application Powerpoint is usually anathema to any sort of useful communication, and that most speakers rely on it as a crutch rather than a memory jog, but I just got back from a three day marketing conference and was really struck by how most of the presenters were still falling into BPS (Boring Powerpoint Syndrome).

You know what I'm talking about if you ever go to meetings or attend any sort of workshop or conference. These are the folk that use plain white backgrounds for their slides and cram ten to fifteen bullet points on each slide, each bullet point a full sentence.

Nothing as succinct as "China: Up 15%" but "Our sales in the Pan-Asian region are up 15% over the same period in 2005, according to market research firm AsiaReportInc".

And yet, I'm also convinced that Powerpoint can be used very effectively and be a real asset to a meeting or presentation. But only if you understand the basic benefit of Powerpoint in the first place...

Having given hundreds of talks at conferences and workshops, I have learned a number of basic facts about what comprises a good presentation.

The most important is passion: if you want to get your point across and communicate effectively, you really need to be excited and enthused about what you're saying. You can see this by watching two of my models for public speaking, Anthony Robbins and Tom Peters. In fact, I'll get back to Tom Peters shortly because he's the only other person I know who really uses Powerpoint well.

When you're listening to someone talk on stage, do you watch them or stare at their slides or presentation? Probably the latter, and it undoubtedly lulls you into a zombie-like state where you're hearing what they're saying, but it's not getting past the first layer of your brain and being processed. I'm sure you know exactly what I'm talking about!

Now, imagine the same presentation without any slides at all. There's not much you can do other than pay attention to the speaker, is there? If they're lively and excited enough (remember, I said that passion is the #1 most important factor in a good speech) and if the lighting and room architecture isn't terrible, you'll be riveted to them, and your attention will be 100% focused on what they're saying and, perhaps, selling.

So is there a middle ground? Yes, I think that there is.

Let me show you what I mean, rather than just talk about it, though. Here's one slide from a highly-lauded two hour presentation I gave over the weekend to a rapt, standing-room-only audience:

Intriguing? Now, imagine that I bring that on the screen, read it out and pause for 10 seconds to let the message sink in. Then I spend the next five minutes talking about what I mean and why it's so darn important for anyone doing business online. No transitions, no floating graphics, no text that slides on from the side, no bullet points. My total slide deck for two hours? 17 slides.

I can't take credit for this approach to Powerpoint, though, because I shamelessly rip this off from Tom Peters, who has these amazing, multi-hundred slide presentations that are comprised of slides that contain one word or quote, against a dramatic, colorful background.

The other people who presented at the conference? They had slides more typified by this mockup:

Boring Powerpoint Slide: do you even CARE what it says?

I can't demonstrate it here, but you also need to imagine that this actually comprises SEVEN slides in the presentation because each bullet item slides neatly onto the screen as that point is raised by the speaker (or, often, before they're ready so they have to go back and forth in the presentation until they can sync up again).

And y'know what's happening during all these slides and transitions? The speaker has to compete with the slide for the attention of the audience, and often, they lose. If you can't be more interesting than some dull slide you're showing, well, maybe you have a bigger problem, but it's a sure bet that you're not selling what you want to sell, be it an idea, campaign or product.

In the end, I would passionately encourage those of you who make presentations to either try flying without a safety net - skip the Powerpoint completely - or really work hard to minimize your slides. Make the slide reinforce the one key point for a given section of your presentation, and then tell me the rest. If I wanted to read your slides, after all, I'd ask you to email them to me.

That's my take on Powerpoint slides and presentations. What's yours?

Two additional articles to read on using Powerpoint effectively: Seth Godin's Really Bad Powerpoint [ebook, PDF format] and Guy Kawasaki's 10/20/30 Rule of Powerpoint. You also might be interested in reading my succinct tutorial on how to change the background color of a powerpoint slide.

Become the Speaker and Leader You Want to Be

Become the Speaker and Leader You Want to Be

Toastmasters offers a proven way to improve your communication skills. By participating in a fun and supportive Toastmasters group, you'll become a better speaker and leader and gain confidence to succeed in whatever path you've chosen in life.
Deliver great presentations
Easily lead teams and conduct meetings
Give and receive constructive evaluations
Be a better listener

Toastmasters: Public Speaking Skills Aren’t Debatable

Press Release
Toastmasters: Public Speaking Skills Aren’t Debatable

RANCHO SANTA MARGARITA, CA – If you are like most people, public speaking is not your favorite pastime. Yet survey after survey shows that presentation skills are crucial to success in the work place. The person with strong communication skills has a clear advantage over tongue-tied colleagues – especially in a competitive job market. Many people pay thousands of dollars for seminars to gain the skill and confidence necessary to face an audience. But there’s another option that is less expensive and held in high regard in business circles – Toastmasters International. This organization has been around for nearly 80 years and offers a proven – and enjoyable! – way to practice and hone the communication and leadership skills of its members.

From one club started in 1924 at the YMCA in Santa Ana, California, Toastmasters has grown to become the world’s leading organization helping people conquer their pre-speech jitters. Since that first club was organized by Dr. Ralph C. Smedley, nearly four million men and women have enjoyed the benefits of Toastmasters membership. The nonprofit organization now has approximately 211,000 members in 10,500 clubs in 90 countries.

How Does it Work?
A Toastmasters club is a “learn-by-doing” workshop in which men and women hone their skills in a comfortable, friendly atmosphere. A typical club has 20 to 40 members who meet weekly or biweekly to learn and practice public speaking techniques. The average club meeting lasts approximately one hour. Membership is affordable; total annual fees are usually less than $100 (U.S.).

Those joining a Toastmasters club learn communication skills by working in the Communication Program manual, a series of 10 speaking assignments designed to instill a basic foundation in public speaking.

When finished with the first speech manual, members can select from among 15 advanced manuals to develop speaking skills that are geared to specific interests. They are: Public Relations, Specialty Speeches, The Entertaining Speaker, Speaking to Inform, The Discussion Leader, Speeches by Management, The Professional Speaker, Persuasive Speaking, Technical Presentations, Communicating on Television, Storytelling, Interpretive Reading, Interpersonal Communication, Special Occasion Speeches and Humorously Speaking. Members also develop and practice leadership skills by working in the Competent Leadership manual, the High Performance Leadership Program as well as serving as leaders at various organizational levels.

There is no instructor in a Toastmasters club. Instead, members evaluate one another’s oral presentations and leadersip skills. This evaluation process is an integral component of the overall educational program. Toastmasters members also give impromptu talks on assigned topics, conduct meetings, serve as officers in various leadership roles and learn parliamentary procedure.

The effectiveness of this simple learning formula is evidenced by the thousands of corporations that sponsor in-house Toastmasters clubs. These clubs serve as public-speaking and leadership training workshops for employees. Every year, more and more business and government organizations are discovering that Toastmasters is the most effective, cost-efficient means of satisfying their communication training needs. Toastmasters clubs can be found in the U.S. Senate and the House of Representatives, as well as in a variety of community organizations, prisons, universities, hospitals, military bases and churches.

Community Service
Toastmasters also benefit their communities by conducting the following types of programs:

YOUTH LEADERSHIP – public speaking training for junior and high school students.
SPEECHCRAFT – a “short course” in public speaking for adults in business, education, industry and government.
SPEAKERS BUREAU – to help other nonprofit organizations and community and government groups tell their stories to the community.
GAVEL CLUBS – bringing Toastmasters training to prisons and other institutions.
SUCCESS/LEADERSHIP and SUCCESS/COMMUNICATION PROGRAMS – educational modules in a how-to format on topics such as conducting productive meetings, effective listening, parliamentary procedure, evaluation, creative thinking, leadership, management and training.

Menyiapkan Presentasi Usaha

Menyiapkan Presentasi Usaha

Seiring dgn kecanggihan komputer dlm menulis, kemampuan presentasi yg profesional menjadi suatu kemampuan baru yg dituntut dlm bekerja.

Orang menyenangi presenter yg terbuka, menarik dan informatif. Apakah anda merasa ragu mengenai kemampuan berbicara anda di depan umum ?

Mengembangkan dan menyalurkan kemampuan mempresentasikan bisnis, seperti kebanyakan jabatan dlm bisnis, adalah perumusan dan kemampuan belajar. Mempelajari formula, mempraktekan kemampuan dan anda akan berkompetisi sebagai presenter.

Inilah dasar-dasar dlm berpresentasi yg akan membantu meningkatkan kemampuan anda :

Merencanakan Presentasi Anda .

Dalam membuat presentai , berpikirlah layaknya seorang reporter dan coba menjawab pertanyaan "Siapa, Apa, Kenapa, Bagaimana dan Dimana."

Siapa yang akan hadir dan berapa banyak ? Apakah isi dari presentasi anda dan pilih alat peraga apa agar memenuhi kebutuhan dari grup anda. Alat peraga harus terlihat nyata bagi semua orang.
Apa tujuan dari presentasi anda ? Apakah untuk menjelaskan suatu rencana kerja atau ada suatu projek yang perlu dibahas ? apa untuk menjelaskan kepada orang apa yg harus dilakukan-dan bagaimana, atau untuk melaporkan apa yg telah dilakukan dan dikerjakan; atau ingin mengeluarkan suatu ide; atau akan menjelaskan dan memecahkan masalah; apa untuk mendapatkan konsensus utk sebuah keputusan; atau untuk melakukan latihan; atau untuk memberikan motifasi.
Kenapa mereka ada disana? Apakah kemauan hadirin? Apakah setiap saat setiap orang menghadiri pertemuan tersebut. Apakah mereka akan bertanya "Apa pentingnya pertemuan ini bagi saya?". Pastikan anda bisa menjawab pertanyaan tsb.
Infomasi apakah yang dibutuhakan utk menunjang tujuan anda?. Bagaimana anda menyajikannya? Pastikan point-point anda padat, jelas dan dapat dimengerti oleh peserta dan hadirin. Pergunakan visualisasi utk menjelaskan dan memperkuat pesan anda.
Dimana tempat pelaksanaanya?. Ruangan presentasi yg digunakan akan berdampak pada bagaimana anda menyajikan presentasi. Akankah anda memerlukan sebuah proyektor atau dapatkah anda menggunakan flip marts? Akankah anda membutuhkan mikrofon atau podium?
Format presentasi.

Dari Toats Master Internasional termasuk komunikasi atau program kepemimpinan menghadirkan tipe-tipe fomat Presentasi.mereka terdiri dari opening/ pembukaan yg mana akan menarik perhatian hadirin dan mengantarnya ke topik presentasi.

Kemudian body/isi, yang mana mempunyai poin terpenting. Tiap poinnya bermula dari suatu pernyataan fakta yg diikuti dgn materi pembantu. Presentasi diakhiri dengan closing/penutupan yg terdiri dari kesimpulan, dan panggilan utk beraksi/amanat.

Dalam menyajikan presentasi, penjadwalan/pembagian waktu yg ideal adalah:

Pembukaan - 10 -20 %
Isi - 65 -75 %
Penutupan - 10 -20 %
Toasmaster membuat setiap poin anda menjadi jelas utk dinyatakan, terilustrasi dan mendukung. Bersikaplah seperti para peserta tdk mengetahui sama sekali tentang topik anda, jangan menganggap mereka tahu segalanya. Hindari bahasa yg kacau. Ambilah beberapa menit utk tiap poin penting, kecuali hadirin menganggap poin tsb tdk penting. Aturlah poin anda secara logis.

Tips untuk kesuksesan presentasi:

Rencanakan waktu anda.
Buat agar poin anda jelas.
Bicara dengan jelas.
Pergunakan alat peraga atau gambaran yg dpt diterima semua orang.
Berakhir dengan tepat waktu.
Membangun kepercayaan diri

Ketakutan/demam panggung adalah wajar, ini menunjukan betapa pentingnya presentasi tsb bagi anda,dan lakukanlah semaksimal mungkin.

Mengetahui seberapa jauh anda menguasai waktu akan membuat anda percaya diri. Berlatihlah sampai anda merasa yakin/nyaman dgn kemampuan anda.

Inilah beberapa tips tambahan dalam bagaimana mengontrol rasa takut/nervous:

Menyadari bahwa semua orang menginnginkan anda agar berhasil. Maka bersikaplah tenang, ambil napas dalam-dalam. Ketika kita nervous, kita akan bernapas dengan sesak. Jika anda berkonsentrasi dgn napas yg dalam, anda akan mendapat cukup udara dan mengatasi panik.

Aturlah sebaik mungkin postur tubuh anda. Kita akan mempunyai lebih banyak kekuatan dan energi ketika tubuh tegak dan berat yg seimbang diatas kaki kita. Konsentrasi pada pesan, bukan pd bagaimana anda dapat melewati.

Pergunakan kontak mata. Ini akan membantu peserta anda mengetahui bahwa anda sedang berbicara dengan anda, bukan pada mereka.

Cari muka/wajah yg suportif dan tatap mata mereka utk membuat poin. Merasa nervous akibat dari sesuatu yg positif. Janganlah minta maaf. Lupakan kesempurnaan. Belajarlah menertawakan diri anda sendiri.

Masalah-masalah yg terjadi/muncul selama presentasi anggap saja sesuatu yang lucu misalkan peralatan anda tidak berfungsi, kekeliruan anda, anda mendapati segumpalan odol/pasta gigi dibaju anda dst..

Buatlah humor ( bukan lelucon ), sesuatu yg lucu yg terjadi dlm perjalanan menuju ruang pertemuan. Pergunakan cerita pendek yg lucu utk membawakan data statistik, fakta-fakta dan tunjukkan bahwa data tersebut perlu utk dibawa pulang oleh mereka.

Beralihlah dari baik ke paling baik.

Sebelum menyampaikan presentasi pada waktu berikutnya, tanyakan pd rekan yg terpercaya agar dapat memberikan anda masukan. Jika dalam rangka memberikan masukan diperlu seorang ahli, sewalah pelatih pribadi.

Selagi anda merasa punya waktu, bergabunglah dengan Toastmasters Internasional utk menambah kemampuan baru anda secara berkesinambungan. Pergunakan kemampuan presentasi anda sehingga berdampak positif kepada penampilan anda.

Segeralah tinggalkan gaya atau model kebiasaan diperusahaan anda dan beranikan diri utk tampil beda. Buat peserta/penonton anda mengatakan " Wow, bukan saja saya mempelajari sesuatu, tetapi dia merupakan presenter yang baik. "

Ditulis oleh : Ethel M. Cook

Diterjemahkan Oleh : Duta Puspita

Good Communication Good Business

February 15, 2007
Writing Skill Dalam Business Communication
Posted by bkom under Main Topic
No Comments

“Writing-the art of communicating thought to the mind- is the great invention in the work great, very great. It enabling us to converce with the dead, the absent, and the unborn, at all distances of time and space, and great not only in its direct benefits, but its great help to all other inventions”.-Abraham Lincoln.

Dalam dunia bisis, dan sebagai professional, writing atau menulis (pesan bisnis) merupakan hal sangat urgent. Karena seperti yang dijelaskan sebelumnya, untuk menyampaikan ide-ide, atau laporan penting yang menuntut perhatian dan konsentrasi penuh dalam pemahaman maupun penganalisaan, komunikasi dalam bentuk tulisan diyakani paling efektif. Logikanya, manakala komunikan kesulitan memahami pesan, dia bisa dengan mudah membaca kembali pesan yang disampaikan.

Secara umum, ada beberapa alasan mengapa writing penting dalam komunikasi bisnis,

Kemampuan mendengar manusia terbatas. Lebih rendah daripada kemampuan menerima /mencerna pesan lewat bahasa tulisan. Berbagai riset menunjukkan, kemampuan telinga manusia menangkap pesan lebih rendah ketimbang indera lainnya.
Pesan dalam bisnis tidak selalu simple atau sederhana. Bahkan lebih banyak yang memerlukan pemahaman dan penganalisaan maksimal. Mulai dari business report, proposal, hasil meeting, perjanjian atau kontrak kerja, research memo, sampai annual report.
Beberapa pesan bisnis, wajib didokumentasikan. Dan ini akan lebih mudah kalau disampaikan dalam bentuk komunikasi writing.

Sehingga sangatlah beralasan jika kemampuan menulis dalam aktivias komunikais bisnis sangatlah penting. Terlebih jika dikaitkan dengan beberapa survey yang dilakukan pelaku bisnis dunia dalam beberapa decade terakhir. Sebuah survey majalah Fortune misalnya menunjukkan, para senior tax executive meyakini bawah writing skill adalah atribut penting dalam proses perekrutan.

Survey serupa yang dilakukan periset Southern Utah University terhadap 90.000 anggota akuntan ternama Amerika Serikat membuktikan bahwa kemampuan menulis yang baik adalah salah satu dari tujuh skill yang wajib dimiliki oleh para pelaku bisnis termasuk para akuntan. Luar biasanya, ke enam skill lainnya, ternyata berhubungan erat dengan communication skill, yakni :

Mendengar dengan efektif
Membuat dokumen dengan ejaan dan kalimat yang tepat
Mengajukan pertanyaan yang tepat saat berhadapan dengan klieun
Mengorganisir informasi ke dalam kalimat dan paragraph
Menggunakan tata bahasa yang baik
Menggunakan vocabulary bisnis dengan benar

February 14, 2007
Efektivitas Komunikasi Bisnis
Posted by bkom under Main Topic
1 Comment
“Communication is the most important skill in the life”_Stephen Covey

Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.
Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka piker. Agar komunikadi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.
Kredibilitas. Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
Pengendalian. Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Sementara Ketrampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.

Reading
Listening
Speaking dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.
Melakukan wawancara
Kontak dengan kelompok-kelompok lain
Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan presentasi
Writing dengan menulis surat, memo dan laporan.

February 12, 2007
VERBAL & NONVERBAL COMM
Posted by bkom under Main Topic
No Comments
Dalam dunia bisnis, ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan, yakni komunikasi verbal dan komunikais non verbal.
Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :

Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines message,orang cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alas an praktis, speaking dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung didengar komunikan. Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian matang, diperlukan pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report. Sangat tidak mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara.
Mendengarkan dan membaca. Kenyataan menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering mendapatkan informasi ketimbang menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan informasi.pesan bisnis ini dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca (reading). Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan bisnis yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja, dan hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.

KOMUNIKASI NON VERBAL

Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan.

Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

Tujuan komunikais non verbal ;

Menyediakan/memberikan informasi
Mengatur alur suatu percakapan
Mengekspresikan suatu emosi
Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajr golf dan sejenisnya.
Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan potensi leadeship, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada komunikan.

February 12, 2007
PROLOG
Posted by bkom under Main Topic
No Comments
Guna memahami apa dan bagaimana dan seperti apa bussines communication atau komunikasi bisnis, perlu difahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan komunikasi.

Secara general, komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti (pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.

Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsure penting komunikasi itu sendiri, yakni :

Komunikator ( Communicator ), penyampai pesan.
Pesan ( message), lambang-lambang berarti yang disampaikan.
Komunikan ( communican ), penerima pesan
Efek ( Effect ), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik perubahan pengetahuan ( koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan prilaku (konatif/behavioural).
Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.

Dalam aktivitas di suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan aktivitas urgent yang memegang peranan sangat penting. Sebuah kegagalan dalam organisasi bisnis, banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi bisnis yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebu.

Komunikasi bisnis ( Communication Bussines ) sejatinya adalah segala bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mecakup berbagai macam bentuk komunikasi. Baik komunikasi verbal, maupun non verbal

Komunikais bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang bisa dilakukan secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi di organisasi bersangkutan. Pimpinan yang baik, tahu dan faham benar macam dan bentuk komunikasi yang harus diterapkan saar bicara dengan bawahan misalnya. Atau seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi saat akan mempersuasi calon klien atau pembeli.

Intinya, jika dilakukan dengan tepat, baik dan efekti, komunikasi akan menjadikan salah satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah organisasi.perusahaan.

Jago 'ngecap'

Minggu, 26/08/2007
Jago 'ngecap'
oleh :

Cetak
Ketika memulai menulis artikel ini, saya sempat hanya memberi judul Ngecap dan minta salah satu kawan kerja saya yang berasal dari Manado untuk memberi komentar apa persepsinya pada calon judul tulisan tersebut.�

"Ngecap punya arti: merasakan" katanya. Maksudnya seperti kalimat "....mengecap permen".� Nah loh?� Teman saya tadi lalu melanjutkan nyeletuk mengatakan "Ngecap juga bisa berarti memberi cap stempel".� Tentu yang dimaksud seperti kejadian Pak Lurah 'ngecap' stempel setelah menandatangani surat keterangan domisili.

Saya agak terperanjat dengan jawaban teman tadi karena rada nJawani.� Bisa jadi karena sehari-hari teman dari Manado tadi sering berkomunikasi dengan orang yang� suka memasukkan slank bahasa Jawa dalam kalimat.�

Lebih lagi, yang awalnya saya maksudkan dengan istilah 'ngecap' adalah ucapan bercandaan informal yang biasa diucapkan kalau melihat ada teman yang banyak ngomong.� 'Ngecap' yang saya maksudkan adalah menyampaikan sesuatu.

Kita bersyukur -atau bisa jadi malah 'mumet'- dengan banyaknya makna ganda dalam bahasa yang kita gunakan untuk berkomunikasi.� Bisa jadi hal ini menunjukkan karena kita adaptif, yang dengan mudah menerima makna tertentu yang sudah biasa digunakan di daerah atau negara tertentu.� Bisa juga karena kita 'kreatif' karena mencoba mencocokan dan mengartikan sekenanya kata tertentu dengan analogi tertentu.�

Dalam tulisan serial kunci penjualan dan pemasaran sebelumnya, saya menganalogikan proses approach ketika memulai penjualan dengan kejadian 'ketok pintu'.� Seperti mudahnya kejadian mengetok pintu rumah tetangga dalam rangka pinjam cabe, demikian juga semestinya proses approach dalam rangka meyakinkan calon konsumen, yang bisa dilakukan secara formal maupun informal.

Setelah calon konsumen 'membukakan pintu' komunikasi dan mempersilahkan penjual untuk menjelaskan maksud kedatangannya, tanpa buang waktu terlalu lama semestinya penjual harus segera menyambar peluang bisnis dan melakukan presentasi.�

Presentasi

Presentasi penjualan bisa dilakukan dengan beragam cara dan gaya.� Bisa dengan gaya bertutur, berargumen, memberi solusi atau bertanya.� Masing-masing gaya presentasi penjualan tersebut disesuaikan dengan karakteristik komunikasi calon konsumen, permasalahan yang sedang dihadapi konsumen, situasi lingkungan lokasi penjualan dan gaya penjual bersangkutan.

Presentasi penjualan dengan Gaya Bertutur banyak dipakai untuk meyakinkan konsumen perorangan dan bisnis pada umumnya.� Penjual menjelaskan fitur produk dan manfaat yang bisa diperoleh sehingga konsumen bisa memahami dengan detil apa kelebihan produk tersebut dibandingkan produk kompetitor.�

Kesimpulan tentang keunggulan produk yang dipresentasikan bisa disampaikan oleh penjual atau oleh calon konsumen, dan diharapkan berlanjut dengan transaksi pembelian.

Pada presentasi penjualan dengan Gaya Berargumen, penjual mengawali proses penjelasan produk dengan membuat kontradiksi antara dua atau lebih produk sejenis.� Sering kita lihat aplikasinya ketika penjual mesin water treatment membandingkan dua jenis air yang diproses dengan mesin berbeda.�

Dengan ilustrasi beberapa gelas contoh air, penjual menjelaskan secara argumentatif apa kelebihan produknya dibandingkan produk lain.� Setelah penjual 'ngecap' melakukan presentasi, diharapkan konsumen mendapat kesimpulan bahwa produk yang ditawarkannya lebih baik dan konsumen tergerak untuk membeli.

Teknik 'ngecap' presentasi penjualan dengan Gaya Memberi Solusi diawali dengan menggali kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi oleh calon konsumen.�� Setelah didapat 'kesepakatan' kesamaan persepsi antara penjual dan calon konsumen atas kebutuhan atau masalah konsumen, penjual dengan cara konsultatif memberi masukan atau 'terapi dengan menjelaskan fitur atau manfaat produk yang ditawarkannya.�

Apabila calon konsumen bisa diyakinkan bahwa produk yang ditawarkan akan mampu memenuhi kebutuhan atau menyesaikan masalahnya, langkah berikutnya adalah melalukan proses closing dan meraih tranksaksi penjualan.

'Ngecap' dalam rangka menjual tidak selalu dilakukan dengan ngomong, ngomong dan ngomong.� Presentasi penjualan bisa juga dilakukan dengan melalui serangkaian pertanyaan yang dirunut sistematis menjadi Presentasi dengan Gaya Bertanya.�

Biasanya, gaya presentasi penjualan bertanya diberlakukan untuk calon pembeli yang ndhablek menutup diri dan menunjukkan tanda mau membeli produk.� Kalau hanya menggunakan gaya bertutur, calon konsumen selalu menjawab: tidak, tidak dan tidak.

Mengahadapi konsumen yang Serba Tidak seperti ini, Gaya presentasi Berargumen juga akan gagal dan konsumen malah akan membangun front argumentasi baru dan menciptakan suasana adu argumentasi penjual dengan konsumen.� Istilahnya "galakan pembeli dibandingkan penjualnya".

Gaya 'ngecap' Memberi Solusi juga tidak akan efektif menghadapi konsumen yang Serba Tidak, karena konsumen tidak dengan terbuka mengungkapkan kebutuhan dan masalahnya.� Bisa jadi konsumen mengungkapkan masalahnya dan menyampaikan penyelesaian masalah menurut versinya sendiri.� Konsumen Serba Tidak seringkali juga merasa hebat sehingga tidak merasa perlu dibantu orang lain.

Pada situasi menghadapi konsumen Serba Tidak seperti ini, penjual bisa menggunakan Gaya Bertanya.� Dengan berbincang santai sambil bertanya hal-hal yang dihadapi konsumen, penjual diharapkan bisa mengidentifikasi masalah yang dihadapi konsumen.�

Berbeda dengan Gaya Memberi Solusi yang langsung 'tancap gas' meyakinkan konsumen ketika ditemukan masalah, penjual dengan Gaya Bertanya terus mengeksplorasi masalah melalui pertanyaan-pertanyaan lanjutan.

Ketika konsumen sudah merasa sendiri seberapa besar permasalahannya, penjual melanjutkan presentasinya dengan kembali bertanya langkah penyelesaian yang akan dilakukan konsumen.�

"Jadi, bagaimana rencana Bapak selanjutnya?".� Disinilah terjadi titik kritis presentasi dengan Gaya Bertanya.� Karena sesungguhnya pada titik ini penjual mengharapkan agar jawaban konsumen: "Saya merasa perlu beli produk ABCD.� Apa Anda menjual produk ABCD?".� Akan nikmat sekali kalau jawaban tersebut sesuai dengan yang diharapkan penjual sehingga penjual bisa menjawab "Saya punya produk ABCD.� Mau beli berapa banyak pak?".

Dengan Gaya Bertanya, penjual hebat tidaklah selalu penjual yang hebat 'ngecap' presentasi berbusa-busa banyak bicara. Penjual perlu juga punya teknik 'ngecap' yang lebih mendalam dengan bertanya, mendengarkan, memahami dan berargumentasi.� Jadi penjual memang tetap saja perlu jadi 'jago ngecap'.

Handito Hadi Joewono
President Arrbey Indonesia
Email: handito@arrbey.com
Website: www.arrbey.com

Komunikasi dan Informasi Bisnis

KOMUNIKASI DAN INFORMASI BISNIS
Bersama-bersama klien merancang materi/isi dan menyusun media presentasi dan dokumentasi bisnis/proyek, mengembangkan program-program penyampaian informasi, komunikasi dan hubungan usaha serta pengembangan citra perusahaan sejak penyusunan program, pemilihan dan penyajian alternatif media, produksi bahan-bahan dan materi, pelaksanaan program sampai evaluasi program, meliputi:
Visualisasi ide/gagasan (proposal, peta/denah, bentuk-bentuk miniatur (maket) dan sejenisnya)
Profil perusahaan (company profile) yang disajikan dengan media audio-video ataupun media cetak
Annual Report (untuk laporan kepada publik)
Penerbitan intern perusahaan (In-house magazine, Business Newsletter, dan sejenisnya)
Perangkat pendukung presentasi (slide presentation, animasi komputer grafik, audience hand-out sheets, dan sebagainya)
Dokumentasi visual kegiatan proyek baik dalam format still-photo maupun live-video

Tello: Solusi Komunikasi Bisnis

Artikel Iptek - Bidang Teknologi Informasi dan Telekomunikasi
Tello: Solusi Komunikasi Bisnis
Oleh Zainal Muttaqin

Tello, sebuah software yang dapat menghubungkan seorang pebisnis dengan pelanggan atau rekan sesama pebisnis menggunakan metode yang paling cepat dan efektif. Software ini dapat diakses melalui media internet, internet protokol atau IP phone, maupun handphone, baru baru ini diluncurkan di California, Amerika Serikat. Software yang dirancang khusus untuk kalangan bisnis ini diperkirakan akan menjadi booming karena dapat menjadi solusi fasilitator untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.

Software ini dapat digunakan dengan cara menginstall langsung pada komputer yang tersambung pada jaringan internet, tentunya dengan terlebih dahulu mendaftarkan diri lewat website atau sofware tersebut. Selanjutnya dapat juga dengan mendaftarkan nomor IP phone, nomor handphone serta ID Instant Messenger (IM) rekan lainnya melalui software tersebut sehingga seseorang dapat menghubungi lawan bicaranya.

Gambar 1. Tampilan software Tello

Melalui software ini juga dapat ditampilkan secara otomatis pilihan metode komunikasi yang paling efektif untuk menghubungi lawan bicara. Jika lawan bicara sedang berada dalam komunikasi telepon, maka akan dipilih IM untuk menghubungi secara otomatis sehingga pesan akan disampaikan kepada yang bersangkutan tanpa mengganggu pembicaraan telepon yang sedang dilakukannya. Sedangkan jika IM dan IP phone lawan bicara dalam kondisi tidak aktif, maka lawan bicara dianggap sedang tidak berada di tempat atau berada diluar. Semua itu dapat dilakukan dengan hanya menginstall sebuah software bernama Tello.

Tello juga dilengkapi dengan kemampuan untuk tukar-menukar informasi dengan menggunakan komputer maupun handphone melalui internet. Jika pada netmeeting (rapat virtual) digunakan bahan-bahan presentasi seperti file powerpoint, gambar, atau tampilan homepage, maka tampilan yang sama akan dapat dilihat secara langsung oleh peserta rapat yang berada di tempat lain. Lebih jauh Tello Enterprise juga dilengkapi dengan APIs yang dapat menghubungkan dengan aplikasi lain seperti sistem ERP dan CRM, sehingga komunikasi langsung dapat dilakukuan dalam konteks proses bisnis yang kritis.

Tello mulai diluncurkan dengan dimulainya masa ujicoba pada akhir Januari 2006. Sejak saat itu software Tello telah dapat digunakan. Rencananya mulai Juni 2006 secara resmi memulai jasa pelayanan dengan mengharuskan para pengguna/pelanggan untuk membayar biaya sebesar US $30 per tahun. Perusahaan network raksasa seperti Cisco System atau Avaya telah menggandeng Tello untuk bekerjasama dengan memberikan Tello sebagai paket bonus dalam penjualan IP phone mereka.

Kembalinya para pemain lama

Peluncuran Tello mengingatkan akan topik yang sedang hangat dibicarakan di dunia Teknologi Informasi (IT) sebagaimana dipaparkan Romi Satria Wahono dalam tulisan di blogs pribadinya beberapa waktu lalu.

Teknologi yang diunggulkan oleh Tello seperti teknologi tukar-menukar file, data IM, atau komunikasi audio yang murah dengan IP phone sudah tidak asing lagi di dunia internet. Yahoo misalnya, telah diluncurkan sejak April 2000, menyusul ICQ, MSN atau AOL Messenger yang telah mendahului beberapa tahun sebelumnya.

Teknologi yang menyediakan kejernihan suara dalam komunikasi melalui IM seperti software Skype telah diluncurkan awal tahun lalu, disusul dengan kolaborasi bersama Festoon dalam menyediakan teknologi tukar-menukar tampilan windows untuk rapat virtual. Menurut hemat penulis, Tello hanya menggabungkan semua keunggulan software-software diatas dan mengemas semua teknologi tersebut ke dalam sebuah sofware yang dapat berfungsi sebagai operator untuk media komunikasi yang paling efektif.

Dibalik kesuksesan peluncuran Tello ini ternyata dimotori oleh wajah-wajah tokoh bidang high tech yang tidak asing lagi. Diantaranya adalah John Scully, seorang venture kapitalis yang terkenal dengan kesuksesannya dalam meluncurkan Macintosh dan Desktop Publishing membawa Apple ke masa gemilang. Selain Scully pernah menduduki jabatan CEO pada perusahaan minuman terkenal Pepsi (PBG). Juga ada Jeff Pulver, pemimpin sekaligus pendiri pulver.com, yang merupakan pioner di bisnis internet telephony (VoIP).

Sebagai pimpinan merangkap CEO Tello adalah Craig O. McCaw. McCaw menduduki jabatan yang sama pada dua perusahan besar Eagle River (perusahaan privat yang memfokuskan diri pada penanaman modal strategi di industri telekomunikasi) dan Clearwire Corporation (perusahaan portofolio dari Eagle River's yang mengoperasikan jaringan komunikasi wireless broadband dengan pasaran luas di Amerika dan seluruh dunia). Terakhir adalah Doug Renert, penanggung jawab solusi industri vertikal pada Oracle Corp dan Michael Price yang menjadi Senior Managing Director di Evercore Partners.

Sumber :

1. www.tello.com
2. www.romisatriawahono.net

Zainal Muttaqin, mahasiswa Jurusan Teknik Instrumentasi Medis Niigata University Jepang dan staf ISTECS Chapter Jepang bidang publikasi. Email: ztaqin@istecs.org

Business Communication

Jumat, 31 Agustus 2007

Ujian Mata Kuliah Komunikasi Bisnis - Tugas Individu

The 10/20/30 Rule of PowerPoint

The 10/20/30 Rule of PowerPoint

Use Powerpoint to enhance your presentation, not cripple it

The Intuitive Life Business Blog

Use Powerpoint to enhance your presentation, not cripple it

Become the Speaker and Leader You Want to Be

Toastmasters: Public Speaking Skills Aren’t Debatable

Menyiapkan Presentasi Usaha

Good Communication Good Business

Jago 'ngecap'

Komunikasi dan Informasi Bisnis

Tello: Solusi Komunikasi Bisnis

Bibliography

what time is it?

Mengenai Saya

Links

Intermezzo - Garfield Comic Strip