Menerapkan Teknologi Informasi Komunikasi Secara Efektif (2)

Menerapkan Teknologi Informasi Komunikasi Secara Efektif (2)

suarasurabaya.net| Aplikasi Sistem Informasi.
Dari efisiensi sampai bikin pelanggan happy.

Di bagian lain seri artikel ini sebelumnya telah diuraikan bahwa, jika diterapkan secara maksimal komputerisasi dapat menghemat banyak biaya dan waktu. Efisiensi melalui komputerisasi pada semua lini perusahaan memang harus menjadi sasaran pertama komputerisasi.

Jika perusahaan telah melakukan komputerisasi pada satu atau berbagai proses, evaluasi secara periodik tetap diperlukan. Evaluasi kualitatif dan kuantitatif dilakukan dengan terus meng-update informasi tentang berbagai teknologi dan metode baru dalam sistem informasi. Contoh, jika dengan teknologi saat ini sebuah proses perlu waktu tiga jam, dengan teknologi prosesor yang lebih baru hanya perlu satu jam.

Dengan adanya business benefit seperti itulah, ada alasan ekonomis yang kuat untuk meng-upgrade sistem yang ada. Jadi belanja teknologi tidak hanya karena alasan mengikuti tren. Perhatikan pula, bahwa penjaja teknologi informasi komunikasi yang profesional selalu mengedepankan business benefit bukan sekadar fitur atau tampilan baru yang dibawa oleh produk barunya.

Meningkatkan nilai manfaat bagi pelanggan

Setelah otomatisasi berhasil meningkatkan efisiensi, organisasi dapat beranjak ke "kelas" berikutnya yaitu, komputerisasi untuk menghapus/mengganti fungsi pekerjaan yang tidak memberi manfaat bagi pelanggan. Contoh nyata yang kita jumpai sehari-hari adalah mesin ATM yang digunakan oleh bank. ATM mengurangi jumlah teller, menghemat space kantor bank, sekaligus memberi kenyamanan dan kemudahan bagi pelanggan.

Penerapan e-ticket (tiket elektronik) oleh banyak maskapai penerbangan didasari bahwa faktor utama yang dicari pelanggan adalah bukan mewah atau cantiknya tiket pesawat, melainkan kepraktisan sejak booking hingga mendapatkan boarding pass. Oleh sebab itu tiket cukup dicetak di kertas continous form yang berarti efisiensi luar biasa bagi perusahaan. Pelanggan dimudahkan dengan langsung memesan melalui Internet dan mencetak tiketnya sendiri.

Kemajuan teknologi data base, data warehouse, storage area network, OLAP (online analytical processing), saat ini mampu mengintegrasikan berbagai data dalam jumlah sangat besar untuk skala perusahaan UKM hingga enterprise. Esensinya adalah dengan satu data yang sama, dapat dimanfaatkan untuk kepentingan internal hingga memberi kenyamanan bagi pelanggan. Contohnya, perusahaan taksi yang menyimpan data nama-nomor telepon-alamat pelanggan. Hanya dengan menanyakan kata kunci nomor telepon pemesan, maka semua data pemesan langsung dapat diketahui dan otomatis berhubungan dengan sistem daftar lelang pesanan yang di broadcast ke sistem mobile data terminal (MDT) . Secara real time tentunya perusahaan dapat memantau berapa pelanggan saat itu, unit yang beroperasi dan kecepatan layanan dapat dirasakan oleh pelanggan.

Walaupun sederhana, komputerisasi data pelanggan secara terstruktur dengan basis memberi nomor ID (identitas pelanggan) juga masih belum banyak dilakukan perusahaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Di era ekonomi serba ketat ini, mempelajari dan mencari manfaat sistem informasi untuk efisiensi dapat menjadi salah satu cara agar perusahaan dapat survive. Bersamaan dengan itu, manfaat bagi pelanggan yang juga dapat menghemat banyak bagi si pelanggan, akan menjadikan satu daya saing tersendiri.

(LENDY WIDAYANA, Managing Partner .IDD Research and Documentary).